Управление бюджетом портфеля проектов и программ рекламно-выставочной деятельности предприятий ВПК

Авторы:  Карпова Т.В.

Ключевые слова:  Отсутствуют

Современные условия экономического пространства с его перспективами и динамикой требуют, чтобы крупные предприятия и корпорации ВПК, двигались в направлении развития, увеличивая свои конкурентные преимущества.

Сегодня для достижения поставленных целей предприятия использует такие инструменты, как проекты и программы. Это могут быть проекты по внедрению инновационных технологий, развитию промышленного производства, модернизации, диверсификации, вводу нового продукта на рынок товаров и услуг, программы по продвижению бренда компании, осуществлению рекламно-выставочной деятельности [1].

Для реализации любого проекта необходимы денежные ресурсы, и это – в условиях их ограниченности. Актуальность изучения и внедрения современных методов управления портфелем проектов и программ связана с тем, что в условиях локальности ресурсов, в предельно сжатые сроки, в рамках ограниченного бюджета необходимо достичь поставленных целей.  Управление бюджетом портфелей проектов и программ отражается на действии механизма повышения эффективности реализации проектов и деятельности предприятия в целом [2].

Цель настоящей статьи: координация использования финансовых ресурсов предприятия ВПК на основе раскрытия взаимосвязи между выставочным мероприятием военного назначения, заинтересованностью предприятия ВПК в данном проекте и детальной проработки потребности в финансовых ресурсах для участия в выставке.

Международная выставочная деятельность для отечественных оборонных предприятий стала актуальной в конце 90-х годов. Участие в выставках военного назначения обеспечивает выход на внешний рынок.

Международный рынок спецтехники существенно отличается от рынка отваров массового потребления, что нашло отражение в проводимых выставочных мероприятиях за рубежом и на территории Российской Федерации.

Выставочная деятельность является инструментом, собирающим в одном месте в одно время значительное число заинтересованных лиц: покупателей, конкурирующих продавцов, специалистов. Практически все крупные выставки привлекают внимание основных экспортеров и импортеров продукции военного назначения (ПВН) [3].

Выставки отражают состояние рынка и его ценовых параметров, являются инструментом для получения информации о емкости и границах рынка. На уровне предприятия ВПК выставочная деятельность представлена как современная технология удержания имеющихся рынков и завоевания новых, поскольку она является эффективным способом усиления имиджа страны, продвижения ее конкурентных преимуществ [4].

Номенклатура отечественного оборонного комплекса достаточно широка и создает необходимые предпосылки для развития военно-технического сотрудничества с иностранными государствами.

Участие в выставках продукции военного назначения регламентируется Положением о проведении международных выставок образцов продукции военного назначения на территории Российской Федерации и об участии российских организаций в таких выставках на территориях иностранных государств, которое было утверждено Постановлением Правительства РФ от 2 июня 2007 г. № 339 [5].

Далее ФСВТС России выпускает распоряжение об осуществлении рекламно-выставочной деятельности с перечнем международных выставок, проводимых на территориях иностранных государств, на которых разрешается организация российской экспозиции продукции военного назначения. Официального организатора российской экспозиции определяет ФСВТС России, ими являются: АО «Рособоронэкспорт», ГК «Ростех» [6;7].

Данный перечень выставок является вектором для предприятий, выпускающих продукцию военного назначения, и информационной базой для формирования портфеля проектов и программ рекламно-выставочной деятельности.

Рассматривая выставочные мероприятия по продвижению продукции и услуг военного назначения, важно учесть масштаб самой выставки и заинтересованность государства в ней. Продажа и обслуживание военной техники происходит через официального представителя Министерства обороны РФ – АО «Рособоронэкспорт».

Предприятия, которые планируют принять участие в выставке военного назначения в качестве экспонента, будут представлены в рамках российской экспозиции АО «Рособоронэкспорт», ГК «Ростех» – официальных организаторов со стороны России.

Участие в международных выставках продукции военного назначения является знаковым событием, определяющим перспективы военно-технического сотрудничества на долгосрочный период.

Рассматривая выставки отрасли «Оборона и вооружение» в мировом масштабе, рис.1, можно сделать вывод, лидирующие позиции по количеству выставок занимают: ОАЭ, Россия и Франция, 32 страны являются организаторами выставок военного назначения, 51 выставка официально зарегистрирована на международном выставочном портале.

 

Рис.1 Международные выставки в отрасли «Оборона и вооружение». [1]

 

Основной задачей рекламно-выставочной деятельности является не только привлечение внимания целевой аудитории, но и создание благоприятного впечатления о продукции, которое в будущем может повлиять на решение заказчика о заключении контракта на её приобретение.

Убеждающее воздействие рекламы базируется на совпадении информационного представления и эмоционального восприятия тех или иных преимуществ продукции военного назначения [8].

Для этого производители чаще выставляют свою продукцию в виде натурных образцов и, кроме того, организуют на выставке демонстрацию их динамических и боевых возможностей, что является наиболее действенным способом продвижения продукции военного назначения.

Современные реалии политического пространства требуют, чтобы крупные предприятия ВПК активно расширяли свои конкурентные преимущества.  Сегодня для достижения стратегических целей предприятия ВПК все чаще оперируют такими инструментами, как проекты и программы.

Суть их заключается в уникальности, не связанной с текущей деятельностью. Это могут быть проекты по внедрению инновационных технологий, модернизации производства, выводу нового продукта на рынок, проекты по развитию бренда компании, осуществлению рекламно-выставочной деятельности.

Для реализации любого проекта необходимы денежные ресурсы, причем тенденция такова, что данный вид ресурсов всегда ограничен. Управление бюджетом портфеля проектов и программ рекламно-выставочной деятельности отражается на системе бюджетного управления предприятия в целом, что приводит в действие механизм повышения эффективности деятельности предприятия [9].

Работая в проектной системе, предприятия ВПК действует в рамках выбранной стратегии. Одной из основных ступеней управления портфелем проектов является планирование бюджета выбранных проектов для принятия решений относительно распределения ресурсов компании, с учетом выгодного и рационального их использования [10].

Бюджет портфеля проектов и программ является ориентиром для управления стоимостью проекта. Для методики расчета бюджета портфеля проектов и программ нет универсальных правил, процедур, методов и нормативных актов. Этот процесс имеет свою специфику в зависимости от уникальности и масштаба выставочного проекта [11].

В современных нестабильных экономических условиях просчитать экономическую эффективность реализации проекта достаточно непросто. Для детальной проработки потребности в финансовых ресурсах разрабатывается бюджет каждого выставочного проекта с целью координации использования финансовых ресурсов предприятия ВПК.

Бюджет проекта выставочного мероприятия включает в себя суммарные оценочные затраты, необходимые для реализации проекта. Чтобы их просчитать, необходимо определить концепцию участия в выставках.

 Практика показывает, что внедрение бюджетного управления в части портфелей проектов и программ способствует повышению финансовой дисциплины, улучшению экономической обоснованности принимаемых решений, совершенствованию системы оперативного управления затратами [12].

Специфика организации участия предприятия ВПК в выставочных мероприятиях как в отдельных проектах заключается в повторении типичных работ от проекта к проекту. Для повышения эффективности сбалансированности бюджета портфеля рекламно-выставочной деятельности целесообразно применить идею дорожных карт.

Основная концепция дорожных карт – задействовать безусловный внутренний ресурс, оптимизировать бюджетные расходы за счет имеющихся резервов, сократив неадекватно завышенные затраты и перераспределив освободившиеся средства на приоритетные направления.

Создание функционально-корпоративной дорожной карты в сфере рекламно-выставочной деятельности обеспечит реализацию общей стратегии предприятия в рамках развития предприятия и продвижения продукции с учетом отраслевых изменений.

Дорожная карта – это наглядное представление пошагового сценария развития определенного объекта. Дорожную карту рекомендуется использовать для представления и обсуждения логики выполнения и обобщения календарного графика портфеля проектов и программ рекламно-выставочной деятельности [13].

Подобная схема должна содержать высокоуровневый обзор основных этапов, логику их выполнения, критические задачи и представлять основной результат целевой деятельности.

Создание дорожной карты бюджетирования портфеля проектов и программ  рекламно-выставочной деятельности позволит просматривать не только вероятные сценарии, а также выбирать оптимальные пути с точки зрения ресурсной затратности и экономической эффективности.

Дорожная карта консолидирует информацию по: срокам, расходам на выставочные мероприятия, объему платежей по договорам. Для всех участников организации выставок дорожная карта стала интерактивным инструментом управления бюджетом проектов и программ рекламно-выставочной, являясь визуальным представлением логики: формирования, утверждения и реализации бюджета, а также сроков планирования работы с контрагентами, поставщиками услуг в рамках реализации портфеля выставочных мероприятий.

Формат дорожной карты позволит немедленно вносить какие-либо изменения и уточнять сценарий развития проекта участия предприятия ВПК в выставке.

Весь процесс создания дорожной карты управления бюджетом портфеля проектов и программ рекламно-выставочной деятельности может быть разделен на несколько этапов:

  1. Этап входа, характеризующий сбор информации для создания плана рекламно-выставочной деятельности предприятия ВПК.
  2. Этап формирования проекта бюджета портфеля проектов и программ рекламно-выставочной деятельности на основе оценки стоимости, анализа предложений поставщиков услуг и официальных организаторов выставок военного назначения за границей.
  3. Этап выхода, определяющий объем финансирования для осуществления рекламно-выставочной деятельности с учетом основных требований ориентиров, бюджетных предпосылок для формирования функционального бюджета на следующий финансовый период.
  4. Этап утверждения и согласования бюджета портфеля проектов и программ рекламно-выставочной деятельности.
  5. Этап реализации бюджета портфеля проектов и программ, включающий в себя: выполнение плана выставочных мероприятий, мониторинг рисков, повлекших за собой дополнительные расходы, актуализация промежуточных результатов, пересмотр стратегии достижения поставленных целей при внешних и внутренних изменениях, внесение необходимых корректив. В данном случае формулировка цели создания дорожной карты по формированию бюджета сводится к проработке сценария и визуализации плана управления стоимостью портфеля.

Это необходимо для определения приоритетных направлений деятельности и мобилизации ресурсов на выставочные мероприятия, имеющие наибольшее значение при реализации стратегии предприятия с учетом политических рекомендаций, а также диалога с органами власти стран, инициировавших выставочное мероприятие.

Для обеспечения непрерывного и циклического функционирования процесса управления бюджетом проектов и программ рекламно-выставочной деятельности необходимо учитывать вероятность возникновения рисков и степень их воздействия на проект. Основывалась на этапы, прописанные в дорожной карте по управлению бюджетом портфеля проектов и программ рекламно-выставочной деятельности необходимо провести работу по идентификации бюджетных рисков. Все риски связанные с управлением бюджета портфеля воздействуют на объем финансирования портфеля, а также на эффективность организации выставочного проекта.

Если рассматривать риски портфеля проектов и программ рекламно-выставочной деятельности в общем, то нужно учитывать весь процесс организации участия предприятия в выставочном проекте с учетом имиджевых составляющих. Но для составления плана по управлению рисками следует отметить те риски, которые могут повлиять на бюджетный процесс, например: изменение политической, экономической ситуация в мире, изменение курса иностранной валюты в сторону увеличения, предоставление недостоверных данных со стороны организаторов выставки.

 План управления рисками бюджета поможет выявить, оценить и минимизировать потери бюджета от воздействия рискообразующих факторов. Риски бюджета портфеля также могут быть связаны с изменениями стратегии в отношении рекламно-выставочной политики. Планируя участие в международной выставке, необходимо учитывать политическую и экономическую обстановку в мире, политические коммуникации, ориентированные на военно-техническое сотрудничество.

Предприятия ВПК, имеющие возможность получать государственную поддержку со стороны правительства, в свою очередь должны корректно распределять свои ресурсы на рекламно-выставочную деятельность с целью продвижения своей продукции и продвижения потенциала своей страны.

Анализ возможных рисков открывает достаточно полную картину возможных угроз при достижении поставленных целей. При формировании бюджета для каждой выставки необходимо учитывать некоторый резерв на покрытие риска. Этот резерв может послужить на покрытия дополнительных расходов связанных:

  • с транспортировкой выставочного экспоната, таможенными расходами, страховкой груза;
  • на бронирование дополнительной необорудованной выставочной площади, дополнительного оборудования на закрытой площадке;
  • на строительство двухэтажного стенда или увеличения помещений для переговоров;
  • на дополнительное мульмедийное и сенсорное оборудование;
  • на дополнительный тираж рекламной печатной продукции, сувенирной продукции и т.д.

Возникновение дополнительных источников факторов риска сопровождается возникновением дополнительных расходов и увеличением бюджета на рекламно-выставочную деятельность.

Бюджет портфеля проектов и программ рекламно-выставочной деятельности должен быть построен не на плановой результативности бюджета, а на соотношении ожидаемых результатов и ресурсов, которые обеспечат достижение этих результатов.

Предприятия с плановой экономикой выполняют свои задачи успешнее, используя постатейные бюджеты. Постатейное бюджетирование в этом случае может гарантировать целевое использование экономических ресурсов с привязкой ко времени, обеспечивая тем самым плановые сроки. Но в условиях неопределенности развития будущего можно применить гибкое планирование бюджета выставки [14].

Метод гибкого (адаптивного) планирования предполагает сценарное прогнозирование бюджета выставок. Это необходимо для принятия решения в процессе утверждения бюджета выставки и последующего его исполнения в рамках альтернативных вариантов.

Сценарный метод [15] – это метод приспособления или компромисса с внешними условиями. Сценарный прогноз дает возможность привести наши сегодняшние действия в соответствие с меняющейся ситуацией согласно сценарию (Таблица 1, 2).

 

Таблица 1. Концепция участия в Международной военной выставке.

№ сценария

Концепция

Сценарий 1

 

Сценарий 2

 

Сценарий 3

 

 

Таблица 2. Бюджет участия в выставке.

№ п.п.

Наименование статьи

Сценарий 1

Сценарий 2

Сценарий 3

 

ИТОГО РАСХОДЫ (млн. руб. без НДС):

     

1.

Аренда выставочной площади

     

2.

Застройка и оборудование выставочной площади

     

3.

Транспортировка выставочного груза

     

4.

Страхование

     
 

и т. д.

     

Эффективность участия в выставочной деятельности заключается в определении: экономической эффективности, степени достижения целей выставки, количественном и качественном составе лиц, посетивших стенд выставки, эффективности работы группы персонала, занятого на выставке.

Экономическую эффективность определяют путем подсчета коэффициентов для расчета эффективности проведенного мероприятия. Анализ степени достижения целей выставки дополняет оценку экономической эффективности. Достижение целей может быть оценено в процентах на основе опроса всех участников выставки.

Расчет трех разных сценариев может повлиять на концептуальное решение руководства предприятия – в рамках какого бюджета будет проходить организация участия в выставочном мероприятии.

Разница бюджетов может быть ощутимой, и поэтому на этапе утверждения необходимо принимать ту концепцию, которая выглядит более эффективной и даст результат от участия в выставке.

Для крупного предприятия в сфере военно-технического сотрудничества важно получить имиджевый, коммуникационный эффект от выставки.

Цель участия в выставке заключается в повышении запоминаемости и узнаваемости бренда, в оказании рекламного воздействие на целевую аудиторию в долгосрочной перспективе и повышении экспортного потенциала российской обороны.

Посредством участия в выставке можно продемонстрировать технические преимущества представляемой продукции военного назначения и таким образом повысить авторитет предприятия на международном рынке. Возможность непосредственного контакта с заказчиком помогает достичь более высоких коммерческих результатов.

Если рассчитаны несколько сценариев участия предприятия в выставочном мероприятии, то в этом случае бюджет расходов будет достаточно приближен к реальности. При условии, что в течение финансового года ситуация в отрасли, в политике или в экономике изменится, объем бюджетирования портфеля проектов и программ рекламно-выставочной деятельности можно будет адаптировать в соответствии с другими предложенными сценариями.

Сценарный подход к расчету бюджета выставки помогает увидеть недостатки и преимущества каждого сценария участия, оценить их возможности и перспективы и, в конечном итоге, принять нужную концепцию участия в выставочном мероприятии.

Предполагается, что реализация указанных предложений позволит сосредоточить финансовые ресурсы на наиболее перспективные выставочные проекты военного назначения в рамках сформированного портфеля проектов и программ рекламно-выставочной деятельности предприятий ВПК.

Современные реалии политического пространства требуют, чтобы крупные предприятия ВПК активно демонстрировали свои изделия и их технические преимущества. Участие в международных выставках продукции военного назначения помогает определить перспективы военно-технического сотрудничества на долгосрочный период.

Литература:  
  1. Мазур И.И., Шапиро В.Д., Ольдерогге Н.Г., Полковников А.В. Управление проектами. Учебное пособие М.: Омега-Л, 2004.
  2. Шафер Д., Фатрелл Р., Шафер Л. Управление программными проектами: достижение оптимального качества при минимуме затрат: М.: Издательский дом «Вильямс», 2003.
  3. Электронный ресурс. Управление финансами. Финансовые аспекты продвижения российской продукции военного назначения на мировой рынок.  А.М. Кушнир, А.В. Мурзиков Военный университет.
  4. Электронный журнал/ Эффективность участия промышленного предприятия в выставочной деятельности/ http://nauka-rastudent.ru
  5. Электронный ресурс. Система ГАРАНТ: http://base.garant.ru/ (утв. постановлением Правительства РФ от 2 июня 2007 г. N 339)
  6. Электронный ресурс. Рособоронэкспорт. http://roe.ru/
  7. Электронный ресурс. Сайт ФСВТС. http://www.fsvts.gov.ru/materials/
  8. Современные технологии управления выставочными проектами // Менеджмент в России и за рубежом. – 2007. - № 4. - С. 125-129 - 0,33 п.л.
  9. Фунтов В.Н. Основы управления проектами в компании. СПб.: Питер, 2012.
  10. Горбовцов Г.Я. Управление проектом. Московский международный институт эконометрики, информатики, финансов и права М.: 2003. – 130 с.
  11. Каппелс Т. Финансово-ориентированное управление проектами. М.: ЗАО «Олимп-Бизнес», 2008.
  12. Хруцкий В.Е., Сизова Т.В., Гамаюнов Внутрифирменное бюджетирование. Настольная книга по постановке финансового планирования - М.: Финансы и статистика, 2010. С-97.
  13. Роль и место портфеля программ и проектов в системе управления организацией https://cyberleninka.ru/
  14. Красова О.С. Бюджетирование и контроль затрат на предприятии М.: Омега-Л, 2007.
  15. Электронный ресурс /Деловой мир/ https://delovoymir.biz
Вы можете отправить статью для публикации в журнале
Новый выпуск